Make für Einsteiger: So automatisierst du deinen ersten Prozess

Make und Zapier machen im Kern dasselbe: Sie verbinden Apps miteinander und automatisieren Abläufe zwischen ihnen. Wenn in App A etwas passiert, passiert in App B automatisch etwas anderes.

Der Unterschied liegt in der Flexibilität und im Preis. Zapier ist einfacher zu bedienen und für sehr simple Flows gut geeignet. Make ist komplexer in der Oberfläche, aber deutlich mächtiger — mehrstufige Logik, Schleifen, Fehlerbehandlung, Datentransformation. Und für denselben Umfang an Operationen kostet Make deutlich weniger.

Für Einsteiger ist Make die steilere Lernkurve. Aber wer plant, mehr als triviale Automations zu bauen, investiert die Lernzeit besser in Make. Du wirst nicht schnell an eine Grenze stoßen.

Jede Automation in Make folgt demselben Prinzip. Ein Trigger ist das Ereignis, das alles startet: eine neue E-Mail, ein neues Formular-Eintrag, eine neue Zeile in einer Tabelle, ein bestimmter Zeitpunkt.

Module sind die Schritte dazwischen: Daten filtern, transformieren, in eine andere Form bringen, Bedingungen prüfen.

Aktionen sind das, was am Ende passiert: eine Nachricht senden, einen CRM-Eintrag anlegen, eine Datei erstellen, eine E-Mail verschicken.

Ein einfaches Beispiel: Trigger = jemand sendet ein Kontaktformular ab. Modul = Daten aus dem Formular extrahieren und formatieren. Aktion 1 = Slack-Benachrichtigung ans Team. Aktion 2 = Eintrag in CRM anlegen. Aktion 3 = Bestätigungs-E-Mail an den Interessenten. Das ist ein realer Flow, den wir für Kunden gebaut haben — und der spart täglich manuelle Arbeit.

Wähle eine Situation, die du täglich manuell machst. Das Kontaktformular ist ein guter Start: Jemand schickt eine Anfrage, du kopiertst die Daten manuell in dein CRM und benachrichtigst dein Team.

In Make geht das so: Erstelle ein neues Szenario. Wähle als Trigger-App dein Formular-Tool (Typeform, Tally, Gravity Forms, oder das native Formular deiner Website via Webhook). Verbinde Make mit deiner Slack-App und schick eine formatierte Nachricht mit den Formular-Daten an den richtigen Channel.

Dann füge ein zweites Modul hinzu: das CRM deiner Wahl (HubSpot, Pipedrive, oder einfach eine Notion-Datenbank). Übergib die Felder aus dem Formular in die richtigen CRM-Felder.

Teste den Flow mit einem echten Test-Eintrag. Schau, ob alle Daten korrekt ankommen. Aktiviere das Szenario. Fertig — dieser Schritt wird nie wieder manuell ausgeführt.

Fehlerbehandlung vergessen: Make läuft automatisch — aber wenn etwas schiefgeht (API-Fehler, leeres Pflichtfeld), bricht der Flow ohne Fehlerbehandlung still ab. Du merkst es erst Tage später. Füge von Anfang an einen Error-Handler ein, der dich per E-Mail oder Slack benachrichtigt.

Zu komplexe Flows auf einmal bauen: Der häufigste Fehler. Fang mit einem einfachen, dreistufigen Flow an. Teste ihn. Bau ihn dann aus. Wer direkt einen 15-stufigen Flow mit Bedingungslogik entwirft, verliert schnell den Überblick und findet Fehler nicht mehr.

Keine Tests mit echten Daten: Make hat eine Testfunktion, aber sie zeigt nicht immer, was im Betrieb passiert. Test mit echten (oder realistischen) Daten, bevor du einen Flow aktivierst.

Sensible Daten falsch handhaben: Wenn dein Flow personenbezogene Daten verarbeitet — was bei Kontaktformularen immer der Fall ist — prüfe vorher, wo diese Daten landen und ob das mit deiner Datenschutzerklärung vereinbar ist.

Einfache Flows — Formular zu CRM, E-Mail-Benachrichtigungen, Datensynchronisation zwischen zwei Apps — kann man als Einsteiger selbst bauen. Dafür ist Make gemacht.

Komplexer wird es bei: mehrstufiger Entscheidungslogik (wenn X, dann Y, sonst Z, außer wenn W), Datentransformation mit JavaScript-Code-Modulen, Webhooks mit benutzerdefinierter Authentifizierung, oder Automations, die geschäftskritische Prozesse steuern und keine Ausfallzeiten tolerieren.

Die Faustregel: Wenn du nach zwei Stunden nicht verstehst, warum ein Flow nicht funktioniert, ist es Zeit für einen Spezialisten. Die Stunden, die du dann mit Trial-and-Error verbringst, kosten mehr als eine professionelle Einrichtung.

Make hat einen kostenlosen Plan mit 1.000 Operationen pro Monat. Eine Operation ist ein ausgeführtes Modul in einem Flow. Ein dreistufiger Flow, der 100 Mal pro Monat ausgeführt wird, verbraucht 300 Operationen.

Der günstigste bezahlte Plan liegt bei etwa 9 Euro pro Monat für 10.000 Operationen. Für die meisten kleinen Betriebe mit 5–10 aktiven Flows und moderatem Volumen reicht das aus.

Die Kosten skalieren mit dem Volumen. Wer Automations für hunderte täglicher Transaktionen baut, zahlt mehr — aber das amortisiert sich schnell gegen gesparte Arbeitszeit.